1. Ausgangslage

1.1 Auslösendes Element
Mit Schreiben vom 30.6.2003 hat die AON Chuard Consulting AG die Unterstützung der heutigen Pensionskassen-Software „Omnis Version“ per 30.6.2003 gekündigt und die Wartung nur noch bis Ende 2003 zugesichert. Da die heutigen PK-Lösungen jederzeit gesetzlichen und reglementarischen Änderungen gerecht werden müssen (z.B. Anpassungen Mindestzinssatz, 11. AHV-Revision, 1. BVG-Revision usf.) sind die Anforderungen dafür stark gestiegen und die Programme komplexer gewachsen. Um solchen Anforderungen voll Rechnung tragen zu können, hat die AON Chuard Consulting AG in Zusammenarbeit mit der Firma Güntert AG, Muttenz eine neue und flexible PK-Software mitentwickelt. Die Kombination der Fähigkeiten eines spezialisierten Softwarehauses und eines PK-Expertenbüros ist sicher von Vorteil.

1.2 Zielsetzung
Der Ersatz der heutigen PK-Software wurde anfangs Jahr mündlich angekündigt. Die Ablösung war ursprünglich mit dem Einführungstermin der neuen Verwaltungssoftware koordiniert und auf 1.1.2005 vorgesehen. Nun drängt sich aber aufgrund der neuen Ausgangslage eine vorgezogene Ersatzanschaffung auf. Die PK-Software ist ohnehin eine branchenorientierte und komplexe Lösung, weshalb sie nicht als Softwaremodul in einer Verwaltungslösung integriert ist. Die AON Chuard Consulting AG betreut seit mehreren Jahren die Pensionskasse der Stadt Olten als Experten für die berufliche Vorsorge. Bereits mit der heute im Einsatz stehenden PK-Software wurde der Synergieeffekt damit genutzt. Aufgrund der sehr guten Referenzen der PK Stadt Bern hat sich die Verwaltung seinerzeit nach einem grossen Evaluationsaufwand deshalb für das Produkt „OMNIS“ entschieden.

Die seinerzeit gewählten Kriterien haben auch heute Gültigkeit, umsomehr als die AON Chuard Consulting AG eine Gesamtlösung mit Datenübernahmen anbietet.

1.3 Rechtliche Grundlage
Die Zuständigkeit für neue einmalige Ausgaben bis CHF 400'000.—, die bei der Aufstellung des Voranschlages nicht voraussehbar waren, liegt in der Kompetenz des Stadtrates (Art. 43 GO). Nach Art. 16c der PK-Statuten übernimmt die Gemeinde die Kosten der Verwaltung der Pensionskasse. An diese Kosten leisten die angeschlossenen Körperschaften jährliche Beiträge von 5 % der Gesamteinzahlungen.

Nach der Rechtssprechung des Bundesgerichtes gelten Ausgaben dann als gebunden, wenn sie prinzipiell und dem Umfang nach vorgeschrieben oder zur Erfüllung der gesetzlich geordneten Verwaltungsaufgaben unbedingt erforderlich sind. In diesem Falle ist die Gebundenheit der Ausgabe gegeben.

Gemäss § 3 des Reglementes für die Vergabe öffentlicher Aufträge durch die Einwohnergemeinde der Stadt Olten ist eine direkte Vergabe bis CHF 100'000.— an eine Anbieterin oder an einen Anbieter ohne vorgängige Ausschreibung zulässig.


2. Erwägungen

2.1 Allgemeines
Die heute im Einsatz stehende Software für die Pensionskassenverwaltung wurde im August 1998 angeschafft und von der Firma Chuard AG, Bern (Experten für die berufliche Vorsorge) – heute AON Chuard Consulting AG – eingeführt. Die Programmentwicklung wurde mit Unterstützung der grossen Pensionskasse der Stadt Bern (über 4'500 aktiv Versicherte) praxiserprobt. Aufgrund der zahlreichen und bevorstehenden Änderungen hat die Vorsorgeeinrichtung der Stadt Bern nun eine neue, auf die Kundenbedürfnisse ausgerichtete Software evaluiert und sich für das von der Firma AON Chuard Consulting AG empfohlene und von der Firma Güntert AG, Muttenz entwickelte Produkt „PACO-SYS „ entschieden.

2.2 Geprüfte Varianten und Empfehlungen
Das Expertenteam der AON Chuard Consulting AG führt seit einiger Zeit eine intensive und umfangreiche Marktanalyse der angebotenen PK-Software durch. Diese Marktanalyse wird laufend weitergeführt, da die Produktepalette sich ständig verändert. Bis heute haben die Experten 15 Produkte analysiert und 3 Systeme intensiv getestet. Die AON entwickelt heute keine eigene Software mehr. Sie kennt aber die hohen Anforderungen für ein solches Produkt.

Auf Empfehlung des Experten für die berufliche Vorsorge ist als Ersatz-Software für die Pensionskassenverwaltung das Produkt „PACO-SYS“ einzusetzen. Die Experten sichern zu, dass dieses Produkt die Bedürfnisse der PK der Stadt Olten abdecken.

2.3 Terminplan
Der vorgesehene Terminplan kann nur eingehalten werden, wenn der Bestellauftrag rechtzeitig erfolgt. Damit die Installation der produktiven Daten mit den neuen Löhnen 2004 möglich wird, ist der Projektstart bereits ab Ende September 2003 geplant. Darauf folgen das Einführungskonzept, die Datenaufbereitung und die Testphasen. Der Versand der neuen Ausweise ist auf Ende Januar 2004 vorgesehen.

2.3 Zuständigkeit
Für die Beschaffung und die Bewilligung des Nachtragskredites ist der Stadtrat zuständig (vgl. Ziffer 1.3).

3. Finanzielle Auswirkungen
Die einmaligen Kosten setzen sich gemäss Offerte der AON Chuard Consulting AG für die Software und die notwendige Hardware wie folgt zusammen:
Lizenzkosten (Aktive und Rentner)CHF41'000.—
Einführungskonzept CHF 10'000.—
Aufnahme des Leistungsplanes CHF 10'000.—
Installation und Inbetriebnahme CHF 2'000.—
Datenübernahmen CHF 4'000.—
Schulung (1 Tag) CHF 2'000.—
Hardware (Server) CHF 7'700.—
Unvorhergesehenes CHF 5'000.—
CHF 81'700.—
Mehrwertsteuer CHF 6'300.—
Total inkl. Mehrwertsteuer CHF 88’000.—

Die heute im Einsatz stehende PK-Software (ohne Hardware-Anteil) kostete damals CHF 74'550.—, Die neue Software ist wesentlich umfangreicher und komplexer (neu inkl. Rentenverwaltung). Der Preis dafür ist unwesentlich höher. Da die neue Datenbank (Oracle) nicht auf einem bestehenden SQL-Datenbanksystem betrieben werden sollte, ist für die Steuerung und Überwachung des Netzbetriebes ein zusätzlicher Server notwendig. Dafür wurde ein Betrag von CHF 7’700.— (exkl. Mehrwertsteuer) eingesetzt.

Die wiederkehrenden Kosten für Wartung und Support betragen 10 % der reinen Softwarekosten ohne MWSt, d.h. rund Fr. 7'000.— pro Jahr. Für die bisherige Software wurde kein Wartungsvertrag abgeschlossen. Die jährlichen Kosten für die effektive Wartung lagen im Bereich von CHF 3'000.— bis CHF 4'000.—.


Beschluss:

1. Für den Ersatz der Software für die Pensionskassenverwaltung wird ein Nachtragskredit zu Gunsten Investitionsrechnung, Konto 025.506.06 von CHF 88'000.— bewilligt.

2. Mit dem Vollzug wird die Direktion Finanzen und Informatik beauftragt.