1. Ausgangslage
Seit 1. Januar 2005 ist der Personaldienst der Stadtverwaltung Olten, als Stabsstelle der Direktion Präsidium angegliedert und direkt dem Stadtpräsidenten/der Stadtpräsidentin unterstellt, mit einem 80%-Pensum dotiert (zuvor 60%). Für die Bewältigung der Administration steht zudem eine lernende Person im 3. Lehrjahr zur Verfügung. Die Stelleninhaberin macht nun geltend, dass die Aufgaben im Personaldienst auf Grund einer steigenden Anzahl Mitarbeitender, insbesondere auch mit Teilzeitpensen, steigender Fluktuation und Zunahmen von Spezialfällen und Beratungen in den letzten Jahren zugenommen haben. Da keine administrative Entlastung erfolgt sei, könnten die administrativen Arbeiten nicht mehr termingerecht erledigt werden.
Aufgrund eines Antrags auf Schaffung einer Praktikumsstelle hat der Stadtrat entschieden, keine Schnellschuss-Lösung zu suchen, sondern den Personaldienst der Stadtverwaltung Olten punkto Aufgaben, Struktur und Stellendotierung mit externer Unterstützung zu überprüfen. Thema sind insbesondere auch die Positionierung des Personaldienstes gegenüber den Führungsverantwortlichen in der Linie und die Schnittstellen zu anderen Stabsdiensten. Zur Entlastung der Stelleninhaberin zu Gunsten einer gründlichen Abklärung wurde eine Praktikumsstelle während eines halben Jahres bewilligt.
2. Offertanfrage
Im Auftrag des Stadtpräsidenten hat der Stadtschreiber sieben Firmen bzw. Personen für eine Offerte mit folgendem Inhalt angefragt:
Innerhalb eines halben Jahres ab Projektstart erwartet die Auftraggeberin von der externen Auftragnehmerin folgende Arbeiten:
- Bedarfsanalyse, u.a. auf Grund von Interviews mit Stelleninhaberin, Verwaltungsleitungen und Stabsstellen
- Benchmarking mit Lösungen in vergleichbaren Städten und Unternehmungen
- Aufzeigen von Lösungsvarianten zur Deckung eines allfälligen Handlungsbedarfs in den Bereichen Aufgabendefinition, Positionierung, Struktur und Stellendotierung.
Die Offerte hat folgende Angaben zu enthalten, auf Grund derer der Zuschlag erfolgen wird:
- Kurze Analyse der Aufgabenstellung aus Sicht des Anbieters
- Nennung des/der Projektverantwortlichen auf Seiten des Anbieters mit dessen/deren Funktion/en
- Referenzen der Projektverantwortlichen und Referenzen über die Begleitung und Betreuung von vergleichbaren Projekten im Personalbereich in den letzten Jahren
- Erläuterungen des Angebots und des geplanten Vorgehens aus Sicht des Anbieters
- Terminprogramm (Start nach der Sommerpause; Dauer ca. ½ Jahr)
- Kosten (inkl. zu erwartende Nebenkosten und Reisekosten)
Bis zur gesetzten Frist vom 9. Juli 2012 sind vier Offerten eingegangen.
- Res Publica Consulting AG, Bern
- hr7 GmbH, Obfelden
- Institut für Arbeitsforschung und Organisationsberatung GmbH (iafob), Zürich
- Gertrud Schaub, Kriens
Eine Person hat informiert, dass sie sich noch in einem ordentlichen Dienstverhältnis befinde und keine externen Aufträge annehmen könne; zwei Firmen haben nicht auf die Offertanfrage reagiert.
3. Finanzielle Auswirkungen
Die Überprüfung des Personaldienstes wurde vom Stadtrat an dessen Sitzung vom 18. Juni 2012 beschlossen. Die Kosten für die externe Begleitung konnten daher bei der Budgetierung für das Jahr 2012 nicht berücksichtigt werden. Daher ist ein Nachtragskredit von CHF 28‘000 als Kostendach zu Gunsten Konto 029.318.02 erforderlich.
Beschluss:
1. Mit der externen Begleitung der Überprüfung Personaldienst wird die Firma hr7, Obfelden, beauftragt.
2. Für die Überprüfung Personaldienst wird ein Nachtragskredit in der Höhe von CHF 28‘000 als Kostendach zu Gunsten Konto 029.318.02 bewilligt.
3. Die Direktion Präsidium wird mit dem Vollzug beauftragt.
